情報提供依頼をうまく活用すれば、こんなはずでは、を防げます

2019年4月1日 最終更新日時 : 2022年2月25日 株式会社ハイパーブレイン株式会社ハイパーブレイン

皆さんこんにちは

働き方改革で話題の「統合型校務支援システムの導入のための手引き」についてご説明をさせていただきます。
http://www.mext.go.jp/a_menu/shotou/zyouhou/detail/1408684.htm
運用がうまくいき花開くイメージ

今回は第5章3.3.4　情報提供依頼（RFI）　についてご説明させていただきます。

　情報提供依頼とは、情報システムの導入や業務委託等を調達するにあたり、事業者へ情報提供を依頼する行為、という風に手引きにあります。
　事前に確認することで、実現の見通しが立てやすくなります。たとえば運営委員会でどうしてもこの機能は必要だ、といったものが実装できそうなものなのかどうか、確認することが出来ます。
　オープンに行うことで、様々なメリットがあることが紹介されています。

  • ・「調達仕様書（案）」に記載している各種システム要件の実現可能性を確認できる
  • ・「調達仕様書（案）」に定義すべき事項が不足していないかを検証できる
  • ・想定しているシステムが、想定している予算の範囲に収まるかを検証できる
  • ・想定しているスケジュールの中でシステムの構築が可能かを検証できる
  • ・より有益な調達を行うための情報を事業者から収集できる

　よりよい調達には幅広い情報収集が必要ですが、幅が広くなりすぎると収拾がつかなくなります。ちょうどよい幅で情報を得られるのがRFIだと考えていただければと思います。
　手引きには6つのステップの例が紹介されています。参考になさってください。
RFI実施のイメージ

統合型校務支援システムの導入・利用に関する手引き　第5章P117から引用
http://www.mext.go.jp/component/a_menu/education/micro_detail/__icsFiles/afieldfile/2018/08/30/1408684-003.pdf

　希望があっても実現が可能かどうか確認できるのが最も大きなメリットです。実現可能性の高い調達へつなげるために、確認しておいたほうがいいですね。
　どのような実施要領なのか、各地で公開されているものも参考になると思いますが、手引きにも記載項目例が示されています。このような例は、作業を行う際に非常に参考になりますので、そういうものがあったなということを覚えておいていただければと思います。
RFIの実施要項記載項目例

統合型校務支援システムの導入・利用に関する手引き　第5章P118から引用
http://www.mext.go.jp/component/a_menu/education/micro_detail/__icsFiles/afieldfile/2018/08/30/1408684-003.pdf

　手引きには実際の書式の例も載っていますのでご確認ください。
　また、RFI回答用紙は事業者に回答してもらうための資料です。聞きたいことが聞けないのはとても残念なことなので、求める回答を明確にするためにも回答用紙に求めることがわかるための記載をしておくことが重要ですね。手引きには記載項目の例も載っていますので、参考になさってください。
RFI回答用紙の記載項目
統合型校務支援システムの導入・利用に関する手引き　第5章P120から引用
http://www.mext.go.jp/component/a_menu/education/micro_detail/__icsFiles/afieldfile/2018/08/30/1408684-003.pdf

　せっかく調達するのですから、現場の役に立ち、費用対効果も高いものをと考えるのは行政職の皆様にとって当然のことだと思います。そのためにはこのように、事前に思うことを確認しておくのが重要だということをお考えいただければと思います。

　次回は第2部第５章の続き、契約形態・費用負担の検討についてご説明させていただければと思います。

　何かご質問、ご意見等ございましたら是非お聞かせください。
よろしくお願い申し上げます。

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