第2回校務支援業務のご紹介

2022年6月1日 2022年12月20日深井明理

深井明理

月一回、ハイパーブレインの魅力的な仕事をみなさんにご紹介する「HBIのお仕事紹介」。毎月ハイパーブレインの各業務の担当者にインタビューを行い、業務内容や魅力を記事にしてまいります。

今月ご紹介するのは「校務支援」のお仕事です。ハイパーブレインでは、ベンダーを問わず様々な校務支援システムの利用に関するご支援をしています。その中から、今回はB市の事例をご紹介します。

校務支援システムとは

校務支援システムとは、学籍情報の管理や成績処理といった、広く「校務」と呼ばれる業務全般を実施できるシステムのことを指します。

出欠席や成績の入力、通知表等の帳票作成、児童生徒の転出入処理、教職員の異動処理等の様々な業務を一元的に行うことができるため、校務支援システムの適切な利用は先生方の業務負担の軽減にも繋がります。

校務支援システムでは様々な処理を行うことができる分、慣れるまでは操作が難しいと感じる先生方もいらっしゃいます。ハイパーブレインの校務支援グループは、先生方に安心してシステムをご利用いただけるようご支援を行っています。

校務支援業務のご紹介

主に行っている業務には、以下のようなものがあります。

システムの使用方法に関するご質問への回答
システムの機能に関する研修会の実施
システムアップデート時のマニュアル作成および研修会テキスト作成
システムや帳票の動作検証
教育委員会、メーカーとのやり取り

メインの業務は、学校の先生方からいただいたお電話やメールでのご質問にお答えすることです。担当者は先生方が実際にご覧になっている画面を見ることができないので、先生方の症状を正しく把握し適切な回答をする必要があります。先生方のご負担を少なくするため、いかにして確実で簡単な操作をお伝えするかが担当者の腕の見せ所です。

B市は学校数が多いこともあり、毎年多くの学校から同じご質問を受けることがあります。担当者によると、よくあるご質問ほど丁寧にお答えし、同じお困りごとが発生しないように原因と対応方法をしっかりとお伝えすることをグループ内で心掛けているそうです。

また、年度更新時の教職員の異動処理に伴うログイン関係のお問い合わせや、Ｂ市独自の運用に関するお問い合わせなど、ご対応時に教育委員会との連携が必要な場合もあります。日頃から教育委員会と良い関係性を築くことが円滑なサポートにも繋がっています。

先生が学校独自の帳票を作成される際のサポートをすることもあり、時間をかけて複雑な操作をご案内した結果、先生のご希望通りの帳票を完成に導けた時は、特に達成感を味わえるのだそうです。

高品質な対応のポイントは万全な準備と丁寧さ

年度更新や成績処理の時期は特に多くのお問い合わせがあり、校務支援グループとしての繁忙期を迎えます。先生方をお待たせすることなく、高品質な対応をするために意識していることを担当者に質問したところ、驚きの回答が返ってきました。「あえて1件1件丁寧に対応する」のだそうです。

担当者は、長年のサポート経験とd+tasの蓄積データから、時期ごとに多くなる質問を把握し、グループ内で事前に情報共有をして備えているのです。また、指導要録等の帳票サンプルやシステム内のサンプルデータ等、電話対応時にすぐに参照できる資料をいくつも用意しています。

これらの万全な準備をした上で1件1件丁寧に対応するからこそ、先生方に一度でご納得いただくことができ、結果として多くの先生方のご質問に回答できます。ハイパーブレインの校務支援は、事前準備と丁寧な対応により高スピード・高品質な対応を実現させています。

校務支援のエキスパートとして

さて、ハイパーブレインでは前述のように先生方のお仕事をサポートしていますが、ほとんどの社員が入社当初は校務支援システムについての知識をもっていません。

担当者たちは、d+tasに蓄積された過去の事例やマニュアルから操作を学んだり、社内の検証環境で仮説を立てた動作検証をしたりと、地道な努力を続けることで校務支援のエキスパートに成長してきました。グループ内での定期的な情報共有と勉強会の実施、実際の電話対応をモニタリングしたサポートなど、他の社員と協力して成長を続ける工夫も日々の業務に取り入れています。

そんな担当者たち自身にもd+tas同様、長年の経験が蓄積されています。担当者は、自信をもってこう話してくれました。「先生方をお待たせすることなく、すぐに回答できるよう日々スキルアップしています。B市のサポートでは、90%以上の即答率で対応しています。」